Excel è una potente applicazione per ufficio che consente di eseguire calcoli computazionali più complessi, sistematizzare le informazioni, creare calcoli analitici. Sfortunatamente, molti utenti, non capendo la complessità di Excel, lo usano solo come un semplice strumento di calcolo come una calcolatrice.

In un breve arco di tempo, le informazioni presentate, accompagnate da indicatori numerici, possono essere analizzate, prendere decisioni di gestione efficaci basate su di esse, aiutare la tabella pivot in Excel e come renderle facilmente comprensibili leggendo le raccomandazioni degli utenti avanzati.

La procedura per creare un rapporto automatico

La tabella pivot viene creata prendendo come base la tabella esistente, che può essere un prodotto Excel o un altro database.

Se l'utente ha deciso di seguire il corso iniziale, come creare una tabella pivot in Excel, allora è meglio per lui esercitarsi sulla versione tabulare creata da questa applicazione per ufficio. Dopo aver imparato le basi su come creare tabelle pivot in Excel, è possibile passare a opzioni più avanzate, quando gli indicatori vengono ottenuti caricando da documenti creati da applicazioni completamente diverse.

Requisiti di base

Esistono numerosi requisiti obbligatori, altrimenti la tabella di riepilogo non eseguirà le attività su cui l'utente fa affidamento.

Il requisito principale è che tutti i dati debbano essere inseriti sotto forma di tabella, in cima alla quale, ovviamente, viene redatta l'intestazione (con i nomi delle colonne indicate).

Inoltre, le righe e le colonne vuote dovrebbero essere completamente escluse. Al di fuori del tavolo non dovrebbero essere presenti note e record estranei elencati nelle righe o nelle colonne adiacenti all'area utilizzata.

È auspicabile che tutte le celle di una tabella contengano anche i dati inseriti, evitando, se possibile, celle vuote, poiché ciò potrebbe influire negativamente sulla sistematizzazione e sulla successiva analisi delle informazioni.

Spesso in Excel, gli utenti combinano più celle. Se è necessario creare report di riepilogo, sarà necessario evitare tale unione. È inaccettabile nascondere righe o colonne che, secondo l'opinione dell'utente, non sono importanti in questa situazione.

Istruzioni per la creazione

Dopo che l'utente ha rispettato tutti i requisiti di cui sopra, è possibile procedere a ulteriori azioni, consentendo di comprendere come creare una tabella di riepilogo in Excel.

Per prima cosa devi trovare la prima cella, che si trova immediatamente sotto l'intestazione tabellare, e renderla attiva. Per fare ciò, è necessario posizionare il cursore del mouse su questa cella e fare clic sul tasto sinistro.

Quindi, nel menu principale, vai alla scheda "Inserisci", dopo di che comparirà il suo sottomenu, tra cui un'icona con il nome della voce "Tabella pivot". Cliccando su di esso si attiva la procedura guidata per creare report di riepilogo, utilizzando i quali sarà molto più facile creare un report analitico tabellare.

Nella finestra di dialogo che appare, l'editor del foglio di calcolo ti chiederà l'intervallo da analizzare. Molto spesso, la procedura guidata lo determina in modo indipendente, quindi non saranno richieste modifiche.

È inoltre necessario specificare dove l'utente desidera creare un rapporto di riepilogo:

• sullo stesso foglio in cui si trovano gli indicatori principali;
• sul nuovo foglio.

Nella maggior parte dei casi, si consiglia di ricorrere alla seconda opzione, quindi non vi sarà alcuna confusione, dal momento che è più semplice analizzare le informazioni ricevute.

Passando a un nuovo foglio, l'utente troverà un'area per la tabella, oltre a un elenco di campi validi. Dopo aver deciso quali indicatori specifici devono essere analizzati, l'utente deve trascinare i campi selezionati nelle aree "Filtro", "Colonna" con il mouse. In questo modo, sarà possibile creare colonne del report di riepilogo.

Inoltre, le linee vengono elaborate esattamente nello stesso modo trascinando i campi richiesti con il mouse. Se ci sono più linee, è importante determinare quale dovrebbe essere in alto e quale in basso. Puoi sistemare le linee prima nello stesso ordine e osservare quanto è conveniente, quanto bene saranno visualizzate le informazioni di riepilogo. Se è difficile analizzare i dati in questa posizione, tutto viene facilmente corretto: basta tenere un determinato campo con il mouse e spostarlo verso l'alto o verso il basso.

In conclusione, resta da fare l'ultima area del rapporto di riepilogo Valori. Il campo che è la chiave per l'analisi, ad esempio, la massa totale, la quantità totale, viene trasferito ad esso.

Se tutto è fatto rigorosamente secondo le istruzioni, in questa fase verrà visualizzato un rapporto analitico. Quando vengono rilevati errori, è sufficiente scambiare i campi, aggiornare i dati e la tabella verrà automaticamente ricostruita.

Utilizzo di report di riepilogo

L'utente decide di creare una tabella pivot se diventa necessario ricorrere frequentemente ad attività analitiche. A questo proposito, è utile sapere che la tabella è dotata di un filtro che consente di sistematizzare i dati secondo i criteri specificati.

Applicazione del filtro

È utile per gli utenti inesperti sapere come aggiornare una tabella pivot in Excel e come creare una query basata sul raggruppamento dei dati.

L'aggiornamento dei dati nella tabella pivot è importante quando l'utente ha apportato modifiche alla tabella principale. Per aggiornare i dati, è necessario fare clic con il mouse all'interno del tablespace, richiamando un menu aggiuntivo. È facile trovare la voce "Aggiorna" e la sua selezione si aggiornerà automaticamente.

Anche l'utilizzo di un filtro nei report di riepilogo è molto importante. Molto spesso vengono registrati i dati giornalieri dei dipendenti e il dipendente responsabile delle relazioni analitiche deve analizzare i dati per il quarto o il semestre.

Solo per risolvere questo problema aiuta il filtro. Ancora una volta, non è necessario nulla di complicato. È sufficiente fare clic su qualsiasi data con il mouse (clic con il tasto destro), selezionare "Gruppo" nel menu contestuale, seguito da una finestra di dialogo in cui è possibile definire metodi accettabili di raggruppamento. Dopodiché, la tabella verrà automaticamente ricostruita, notevolmente ridotta in termini di dimensioni e pertanto sarà molto più semplice analizzare i dati.

Quindi, è facile creare tabelle pivot se ci si esercita su una tabella semplice, osservando tutti i requisiti e immettendo i dati corretti. Avendo padroneggiato tali abilità, l'utente percepirà molto rapidamente i vantaggi, poiché i dati saranno analizzati in un breve periodo di tempo, accompagnati da un'accuratezza assoluta.